Vaststellen identiteit van de werknemer
Zodra een nieuwe werknemer met zijn werkzaamheden begint, bent u verplicht zijn identiteit vast te stellen. Vraag uw nieuwe werknemer daarom naar zijn identiteitsbewijs en bewaar een kopie daarvan bij uw loonadministratie, ook als het gaat om meewerkende kinderen. U doet dit aan de hand van een van de volgende documenten:
- Nederlands paspoort
- Nederlandse identiteitskaart
- gemeentelijke identiteitskaart
- nationaal paspoort of identiteitsbewijs van een land van de Europese Economische Ruimte (EER)
- verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I t/m IV en EU/EER
- (elektronisch) w-document
- overige nationale paspoorten van een niet-EER-land met een door de IND aangetekende vergunning (aanmeldsticker) tot verblijf
- vluchtelingenpaspoort
- vreemdelingenpaspoort
- diplomatiek paspoort
- dienstpaspoort
De kopie moet duidelijk leesbaar zijn en de foto moet herkenbaar zijn. U moet een kopie van alle bladzijden maken en van de voor- en achterzijde. Bij een paspoort hoeft u niet de lege bladzijden te kopiëren, maar alleen de bladzijden waarop informatie staat zoals de persoonlijkheidskenmerken, de handtekening, stempels, kinderen en dergelijke. Van een identiteitskaart moet u een kopie van de voor- en achterzijde maken.
In het site-onderdeel Gegevens werknemer administreren van het 'Handboek loonheffingen' vindt u een checklist die u kunt gebruiken om te beoordelen of u te maken heeft met een origineel en geldig identiteitsbewijs.
Let op!
Een rijbewijs of een kopie van een identiteitsbewijs is in dit geval geen geldig document.
