Doel van een btw-administratie
Een betrouwbare, duidelijke en volledige administratie is van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering, voor het correct kunnen invullen van uw btw-aangifte, eventueel voor de Opgaaf ICP (intracommunautaire prestaties) en voor de controle door de Belastingdienst. Uw moet uw administratie overzichtelijk en zodanig gedetailleerd bijhouden dat duidelijk blijkt hoeveel btw u aan de Belastingdienst moet voldoen.
U bent vrij in het kiezen van een boekhoudsysteem. Het gaat erom dat aan uw boekhouding voldoende gegevens kunnen worden ontleend voor het periodiek invullen van de aangifte btw en zonodig voor de Opgaaf ICP. Het niveau van de boekhouding kan variëren van een eenvoudige handmatig bijgehouden administratie tot een complexe geautomatiseerde vastlegging van gegevens. Het niveau van de administratie moet echter wel in overeenstemming zijn met de aard en omvang van uw onderneming.
Let op!
Er zijn verschillende mogelijkheden om de btw in de administratie te verwerken. Aan te raden is een netto-nettoboeking (zie hierna).
Netto-nettoboeking
Bij de netto-nettomethode boekt u de waarden van de goederen of diensten exclusief btw op de betreffende grootboekrekeningen (inkopen, verkopen of investeringen). De btw komt niet voor op de verlies- en winstrekening.
Controle van de boekhouding
Bij controle kijkt de Belastingdienst of de gegevens van uw onderneming, duidelijk en volledig zijn vastgelegd in uw boekhouding. Bij grote onduidelijkheid zal de Belastingdienst zelf de omzet, de winst en de verschuldigde en/of aftrekbare btw in redelijkheid moeten vaststellen. Bent u het niet eens met de berekening van de Belastingdienst, dan kan het principe van de omgekeerde bewijslast gelden. Dit betekent dat u moet aantonen dat de berekening van de Belastingdienst onjuist is.
Invloed op de balans
De verschuldigde btw en de aftrekbare voorbelasting worden geboekt als een schuld aan, dan wel vordering, op de Belastingdienst. U kunt 1 rekening gebruiken waarop een creditsaldo aangeeft wat u per saldo aan de Belastingdienst moet voldoen of een debetsaldo dat aangeeft wat u per saldo van de Belastingdienst hebt te ontvangen. U kunt ook 2 aparte rekeningen gebruiken: 'Verschuldigde btw' en 'Te vorderen btw') of zelfs 3 rekeningen: 'Verschuldigde btw', 'Te vorderen btw' en een tussenrekening 'Te betalen btw/te vorderen btw'. De btw is hiermee per 31 december (of einde boekjaar) in feite een doorlopende post geworden.
Let op!
Als u aan het einde van het boekjaar recht op vermindering op grond van de kleine-ondernemersregeling blijkt te hebben, moet u de vermindering wel als baat opvoeren op de verlies- en winstrekening.
Ook correcties op eerdere boekingen door uzelf of bijvoorbeeld bij een onderzoek door de Belastingdienst, kunnen de verlies- en winstrekening beïnvloeden. Het gaat hierbij dan om correcties op eerder aan de inclusiefbedragen onttrokken btw, bijvoorbeeld als gevolg van toepassing van een onjuist tarief of door onjuiste aftrek bij gemengd gebruik.
Antwoord van de redactie, 2 jaren geleden
